Devenez un excellent « gestionnaire de temps »

Nous vivons notre vie à cent milles à l’heure. Devenir plus efficace, travailler et vivre mieux, c’est possible ! Lorsqu’on travaille dans un domaine où le changement et la variété sont devenus les composantes du quotidien et où la quantité de tâches à accomplir est toujours plus grande, il y a une seule issue à cette situation : accroître ses compétences de « gestionnaire de temps ».

Dans votre clinique dentaire, il est donc essentiel d’établir une structure qui facilitera votre gestion du temps. La première étape consiste à déterminer, pour l’année à venir, l’horaire de base, les jours travaillés, les exécutants et le nombre d’heures par semaine.

Ensuite, vous devez prévoir les périodes qui modifieront ponctuellement l’horaire régulier : les vacances, les formations, les réunions d’équipe, les périodes de repas, les congés fériés, etc…

Par la suite, vous devez vous assurer de maximiser le temps de production. À ce niveau, décidez d’abord de la façon dont les rendez-vous des patients seront réservés à l’horaire. Une planification de plages prédéterminées pour les traitements majeurs, autant en hygiène qu’en curatif, est fortement suggéré. Par exemple, en faisant la moyenne des rendez-vous de traitements majeurs en curatif par semaine au cours des derniers mois, vous pourriez déterminer que deux plages de trois heures par semaine suffissent.

Il faudra porter une attention particulière aux rendez-vous qui seront réservés en hygiène lorsque le dentiste sera en traitement majeur. Idéalement, choisissez deux périodes différentes pour diversifier les possibilités offertes aux patients, par exemple, une le matin et une en fin de journée. Vous pourriez faire la même chose en hygiène en réservant des plages prédéterminées pour la parodontie, les blanchiments et les nouveaux patients. Il serait aussi important de planifier l’imprévisible (par exemple : en réservant des blocs d’urgence à l’avance) et de planifier la croissance (par exemple : en réservant des blocs nouveaux patients).

Vous pouvez également planifier des plages pour les traitements mineurs. Ces plages vous permettront d’être mieux organisé, d’avoir une constance dans les revenus, de cibler des objectifs financiers et même des objectifs par rapport à la croissance de vos traitements.

La gestion adéquate de l’horaire est un travail d’équipe et tous doivent y contribuer. Dans certaines pratiques, les membres de l’équipe perçoivent que la gestion du temps relève uniquement de la secrétaire dentaire. Grave erreur ! En effet, comment la secrétaire peut-elle combler les plages prédéterminées pour tels ou tels types de traitements si trop peu de présentations de cas sont effectuées en salle.

L’implantation se fait graduellement car votre horaire est généralement complet d’avance et la dernière chose que vous désirez est de déplacer les rendez-vous des patients. La liste prioritaire (banque de clients en attente d’un rendez-vous plus rapide) est un outil précieux qui vous aidera à combler ces plages prédéterminées. Aussi, nous vous suggérons de regarder en équipe votre horaire des prochains jours, et ce, de façon régulière. Cet exercice vous permettra de prévoir les conflits d’horaire et de mieux coordonner le temps de chacun.

De nos jours, il est évident que la gestion du temps et de l’horaire est capitale. Nous espérons que ces conseils vous seront utiles pour développer vos aptitudes de « gestionnaire de temps ».

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Publié dans : DENTISTES - GESTION