Combien avez-vous de dossiers actifs ?

Combien avez-vous de dossiers actifs ? La question…  qui tue !
En effet, la plupart des dentistes que j’ai rencontrés ne peuvent me dire EXACTEMENT le nombre de clients ‘actifs’ qu’ils suivent ou pensent pouvoir suivre adéquatement.  On me répond habituellement et évasivement quelque chose comme « j’ai à peu près 2000 dossiers actifs »; … et pourquoi pas 2192 ?Concrètement, 192 dossiers actifs représentent 16 nouveaux clients par mois pour une période d’un an, voilà toute une différence ! En fait, toutes les décisions organisationnelles dépendent justement du nombre de dossiers actifs qu’une pratique dentaire possède. Le nombre d’heures à offrir dans le département d’hygiène, le nombre de dentistes nécessaires pour la pratique, le nombre de salles opératoires, la structure optimale de l’équipe, etc. sont tous des éléments qui sont essentiellement déterminés par le nombre de dossiers actifs.

Commençons par le nombre d’heures à offrir en hygiène :
Savez-vous combien d’heures en hygiène une pratique dentaire doit offrir pour supporter une banque de 2000 dossiers actifs ? Si le dentiste travaille 47 semaines par année, que l’équipe dentaire suit les clients, en moyenne, aux 6 mois et que les rendez-vous de suivi préventif sont d’une durée d’une heure, cette pratique doit offrir plus de 85 heures en hygiène par semaine, et ce, seulement pour répondre aux besoins de base. Alors, imaginez si les hygiénistes reçoivent également les nouveaux clients, font de l’insertion mineure, de la parodontie interceptive, de l’orthodontie, ont des plages libérées pour leurs tâches connexes, etc. Vous remarquez qu’il reste  peu de temps pour gérer une banque de ‘2000’ dossiers ‘‘actifs’’.

La rétention des clients a une plus grande valeur que d’uniquement faire croître la banque de clients. En effet, les clients suivis régulièrement, avec qui nous avons développé des interrelations significatives, disent davantage « oui » aux plans de traitements de haute valeur. Retenez bien que le département d’hygiène est le noyau de l’organisation dentaire et que la rétention des clients en hygiène assure la croissance de la pratique. Pourquoi alors négligeons-nous tant le calcul du nombre de dossiers actifs ? La base en affaires étant tout au moins de savoir suffire à la demande.

Maintenant, parlons du nombre de dentistes :
Un seul dentiste peut-il vraiment suivre adéquatement 2000 patients ? Selon nous, absolument pas, surtout s’il effectue des traitements à haute valeur ajoutée. Comment peut-il, durant une semaine donnée, rencontrer cinq patients pour des cas majeurs tout en continuant à voir tous les patients qui ont besoin de traitements de base, plus les urgences, plus, plus, plus… Tout tourne alors à la course et c’est inévitablement le chaos qui s’en suit.
 
Qu’en est-il du nombre de salles opératoires :
Certaines cliniques comptent  uniquement 2 salles opératoires. Si une de ces salles est utilisée pour les traitements en curatif et que l’autre l’est pour les traitements d’hygiène, j’ai peine à croire que 2000 patients puissent être suivis en préventif selon le délai prescrit. À moins que la salle d’hygiène soit occupée, temps plein,  de 8h00 à 20h00 tous les jours de l’année ! En fait, selon le modèle éprouvé IDI, un seul dentiste devrait utiliser 4 salles soit 2 salles pour les traitements en curatif et 2 salles d’hygiène. Bien gérer, ce modèle idéal à 4 salles favorise, entre autres, la croissance de la pratique en offrant une disponibilité suffisante pour assurer la rétention des patients dans le département d’hygiène.

Et la structure optimale de votre équipe :
Le modèle à 4 salles nécessite une structure d’équipe moins ‘traditionnelle’. Ainsi, un dentiste en pratique solo travaille ultimement avec 2 coordonnatrices de traitements qui sont également assistantes dentaires, deux hygiénistes, une secrétaire responsable du département de curatif et une autre responsable du département d’hygiène. Lorsqu’un autre dentiste se joint à l’équipe, la structure doit être modifiée. Finalement, si la pratique compte une banque de clients actifs assez importante pour supporter 3, 4 ou 5 dentistes, un poste de gestionnaire clinique doit également être créé.

Alors, connaissez-vous exactement le nombre de dossiers actifs de votre pratique ? Quant à vos ressources humaines et matérielles actuelles, favorisent-elles réellement la croissance de votre clinique ?

Isabelle Lavallée
Consultante IDI

Publié dans : DENTISTES - GESTION
Tags : actifs, dossiers, patients